Align your stakeholders? Here are tips to setup (專案前置作業的魔法術)

身為一位產品設計師，我因為有很多機會研究使用者而更能夠辨識使用者痛點；每個痛點都是一個產品機會阿，儘管點子還不那麼的明確，但不經一番寒徹骨，點子也無從被討論琢磨和測試。因此如何可以將抽象的方向提出，並帶給團隊勇氣去花時間學習和團結實踐便是一項不容易被看見的產品實踐家的軟實力。

然而，如果你跟我一樣在一個多人的團隊中，那你大概有一樣的經驗。你絕大部分的精力會在實際執行前因為團隊的懷疑、沒有共識或是執行力低落而被遺棄（當然更不用說資源不足或是你擁有一個不是很聰明的老闆..）。你可能會問：難道要花十個小時去和十個人溝通嗎，那畢竟是不符合時間效益的，因為你手上可能還有其他設計的專案。即便你真的花了時間去和那十位能幫助你實現點子的同儕溝通，他們因為來自不同的背景，他們可能表示同意但帶著懷疑，因為懷著懷疑而執行力低落。所以...究竟有沒有方法可以團結團隊開始執行專案實現點子呢？

在幾年磨練中，我歸納了五點「前置作業的魔法術」，是幾個十分有時間效益的做法：

1. 給你的團員一個看得見的地圖

利用一個「看得見的計畫」清楚的條列出專案開始到結束的大時程，主要和次要執行者的名字，以及團隊在結束時所期待得到的成品。儘管是用最草率的方式呈現都沒有關係，在第一次會議你娓娓道來點子和目標的同時，一並的拿出來吧！當團隊能夠想像執行和合作的模樣，感受到實際的進度，用五分鐘即可以有很大的效果。

2.「卡住了嗎，來來來，這裡，我們討論！」-  提供處理困難的「窗口」

在執行的路上感覺沒有自信而滯步在所難免，與其不去提面臨困難的可能，不如面對他並提出可以降低焦慮的方法。指派能夠解決困難的負責人，或是安排定期你問我答的彈性解答時間（Office hour）。帶著一隻半解的態度執行會造成後期更多的溝通成本，和團隊對「方向」的信任感。藉實際的提供團隊遇到困難時能夠解決的工具，讓每一個人都成為點子的擁護人。

3.教育對於成果的“心態”：「誒誒失敗並不可恥，一起學習吧！」 

向著目標前進時，因為害怕失敗而不敢提出心底最好的解法，好的點子因而消失。提前為你的團隊對成果的心態做準備吧。試著說：儘管我們最後的成果和當初的點子不同也沒有關係，我們都可能因為計畫的失算，天氣不好，或是資源不足而有誤差。實際的「產出」和當初的「點子」不盡然相同是一個常見，而且完全可以被接受的事實喔。就是持續推進，當作一個學習的過程，射不中月亮也射的中大鵰的。

 4. 教育你團隊「怎麼合作」

看似有點囉唆阿，卻有很大的效益。像是有點不經意的說著：提早且頻繁的分享你的想法吧，或是每一個想法都很重要也值得被頃聽。這樣都可以無形地創造出一個容易分享的友好環境。

最後：在開啟旅程後，保持紀錄的習慣吧。

不要依賴團隊的短期記憶，只要是人，都會忘記也會因為不夠在意而忽略重要的訊息。上面所提到的計畫，窗口，心態，以及所有你講過的話，都試著打下來吧。用 Google Doc 的方式紀錄，存放在每一次會議的 Google Calender 附註中，或是在每次會議結束感謝大家參與的 Email 間留下Google Doc 的連結，總之，提供團隊再一次提取記憶的機會。

一個好的產品機會也不會因為沒有執行而從此不見光明的，但不試，機會也不會出現，所有的事前討論都是執行的一部分。所以保持信心吧同伴！

如果你有其他的方法歡迎跟我分享囉（eusevolod@gmail.com）。